Las políticas de viaje son un documento o una serie de documentos en el que se definen las reglas y buenas prácticas para los viajes de una empresa. En ella se detallan los protocolos y requisitos que permitirán a los empleados viajar cumpliendo con las pautas y condiciones fijadas por la compañía.
Muchas empresas no tienen este documento preparado cuando sus empleados comienzan a viajar, y toman las decisiones según surgen las necesidades. Sin embargo, tener una política de viajes definida les permitiría ser más consistentes y, sobre todo, mantener un control más estricto de los gastos asociados a los viajes internos. Además, aportará independencia y tranquilidad a sus empleados, que podrán consultar esta guía en vez de tener que acudir con sus dudas a otras personas de la plantilla.
Aunque el contenido detallado de cada política de viajes varía de una empresa a otra, si quieres incorporar una base a tus viajes de empresa, hay ciertos aspectos que siempre debes incluir:
- El proceso que los empleados deben seguir para reservar sus viajes y alojamientos. ¿Deben pedir autorizaciones? ¿Enviar la documentación a una persona concreta? Todos estos pasos, de existir, deben estar contemplados en la política de viajes para que los empleados conozcan los protocolos.
- Los presupuestos a los que deben adaptarse, tanto para transportes como para dietas, alojamientos y otros gastos. La empresa debe definir los rangos de precio para cada situación, de modo que el viajero pueda tomar decisiones con independencia y ,a su vez, alineadas con los requisitos de la empresa. Dentro de este epígrafe es necesario señalar la política de la empresa con respecto a la categoría de los hoteles, la clase de los vuelos, etc. ¿Qué empleados y en vuelos de cuánta duración puede un empleado viajar en Primera? ¿En qué casos la compañía permite alojarse en hoteles de categorías superior a la habitual?
- Políticas y protocolos necesarios después de cada viaje. ¿Cómo tiene que documentar un trabajador los gastos y dietas de su viaje? ¿Qué tiene que hacer para que le reembolsen un gasto que ha realizado durante un viaje de empresa?
- Cualquier aspecto legal a tener en cuenta por la persona que viaja. Cuanto más definidos estén los derechos, obligaciones y responsabilidades de los empleados para con la empresa y viceversa, más sencillo resultará resolver conflictos y encontrar soluciones.
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