Ahorrar en viajes de empresa puede parecer un auténtico reto. ¡Especialmente para todos aquellos que tenéis empleados viajando constantemente! Afortunadamente, hay formas de reducir costes en los viajes de negocios que no ponen en entredicho la seguridad del viajero ni la calidad del servicio.
En esto no hay trucos ni atajos, pero sí que hay puntos en común que todas las empresas pueden adoptar para mejorar sus números. Al reflexionar y analizar tus procesos, cada viaje se convierte en una oportunidad de ahorrar dinero. En este artículo te proponemos 10 ideas que te servirán como punto de partida para tu próximo control de gastos. ¡Toma nota!
1. VE UN PASO POR DELANTE
Esta es la norma de oro del ahorro, en los viajes de empresa y en casi cualquier otra cuestión en la que quieras ahorrar dinero: ¡di no a las decisiones impulsivas! En el mundo de los viajes corporativos, reservar con tiempo puede suponer una diferencia radical en el precio.
En Triporate conocemos el sector, las tendencias de reserva, las tarifas de los hoteles… ¡Podemos ayudarte a escoger el mejor momento para comprar! En tus manos queda definir quién o quiénes deben participar en el viaje. ¿Son necesarias tres personas o una sola podría hacerse cargo? ¿Hay algún empleado en alguna zona más cercana que pueda hacer el viaje más económicamente?
2. AJUSTA TU POLÍTICA DE VIAJES
Cuanto más definida esté la travel policy o la política de viajes de tu empresa, menos gastos “sorpresa” surgirán. Desde la reserva de vuelos a las dietas o gastos diarios… ¡hay muchos puntos que, ajustados, pueden tener un gran impacto! Revisa de forma periódica tu política de viajes y pregúntate: ¿Está diseñada para cubrir todas las áreas de gasto de los viajes de tu compañía?
Si no sabes por dónde empezar a responder, te recomendamos que leas este artículo sobre para qué sirven las políticas de viajes y qué deben contener.
Y ante la duda, recuerda: el primer paso debe ser definir las condiciones más básicas. Empieza con la aprobación de viajes, las indicaciones para realizar las reservas y las dietas, y la experiencia te irá señalando constantemente áreas de mejora. ¡Estate atento!
3. CREA UN PROCESO DE APROBACIÓN DE VIAJES
Ahora que tienes tu travel policy bien definida, lo siguiente que necesitas para ahorrar en los viajes de negocio es establecer un proceso que te permita revisar todos los viajes antes de que sucedan. Aunque la idea de crear un proceso de aprobación te parezca una carga extra piensa en la cantidad de gastos innecesarios que podrás reducir en tu negocio.
¿Incluso así te parece complicado? En Triporate aplicamos tus políticas de viajes a nuestros filtros y solo mostraremos opciones que cumplan con las pautas que tu empresa haya seleccionado.
Además, podemos personalizar esta información al nivel de detalle que necesites, de forma que cada viajero pueda gestionar su viaje y tú tengas control y conocimiento de todas las decisiones que han tomado.
4. VIAJES MEJOR ORGANIZADOS = MÁS PRODUCTIVIDAD
Si tus empleados tienen que dedicarle mucho tiempo a la organización de su viaje, ¡se la estarán quitando a su verdadero trabajo! Incluso si se trata de averiguar cómo ir del aeropuerto o la estación al alojamiento, cuanto más rápido y fácil lo tengan, más fácil les resultará ser productivos.
¿La mejor opción? Consúltales directamente: ¿Cómo podríais agilizar los procesos en tu empresa? ¿Qué necesitan para que sus viajes sean productivos? Tus viajeros podrán ayudarte a entender estos procesos y a establecer protocolos prácticos y ágiles en la gestión de tus viajes de empresa. ¡Y eso se traduce en ahorro!
En Triporate lo hacemos fácil: utilizamos la inteligencia artificial para adelantarnos a las necesidades de tus empleados y ofrecerles una selección de opciones que se adecúen al travel policy que habéis definido en la empresa. De esta forma no se tienen que enfrentar a un abrumador volumen de alternativas, y saben que las que les estamos mostrando cuentan con la aprobación del travel manager.
5. AHORRA EN EL TRANSPORTE SIN PERDER COMODIDAD
Quitémonos los prejuicios: No siempre el avión es la opción más cara, ni el tren la más barata. Valora independientemente las distintas alternativas antes de comprometerte con una, y tomarás mejores decisiones.
¿Qué significa esto? En ocasiones ahorrar puede ser tan sencillo como ajustar la agenda de tus empleados para que puedan viajar en AVE y volver en el mismo día. En otras ocasiones, gracias a un poco de flexibilidad en la fecha de viaje, podrás conseguir billetes de avión a buen precio.
Ojea las opciones antes de cerrar la fecha de esa reunión, y trata de elegir el transporte y los horarios que más se adecúen a tus necesidades.
Otra opción es fijar alertas que te permitan estar al día de las promociones y ofertas de las compañías aéreas. Esto es especialmente útil para viajeros y trayectos recurrentes. Por ejemplo, si uno de tus empleados viaja todos los meses al mismo destino y quieres ahorrar costes, ¿por qué no reservar los billetes aprovechando un descuento especial?
6. REDUCE EL COSTE DE LOS HOTELES
Algunas empresas permiten que sea el viajero quien elige el alojamiento de sus viajes. En un hotel, hostal u apartamento, mientras las características cumplan con la política de viajes que hayas definido, no tiene por qué haber ningún problema. En este caso, recuerda que tendrás que tener definido un presupuesto por adelantado, y especificar cuestiones aparentemente menores como si la empresa se hará cargo de los costes que pueda tener el servicio de Wi-Fi, el mini-bar o la lavandería.
Como alternativa, otras empresas prefieren unificar la gestión de las reservas. Si este es tu caso, la clave para controlar los gastos está en hacer una buena investigación previa. Según el tipo de estancia, tus viajeros podrían estar más cómodos en un apartamento que en una habitación. Valora los precios y la categoría del alojamiento, pero las reseñas y opiniones de otros viajeros pueden ser clave para tomar la decisión. ¡No te olvides de tenerlos en cuenta!
Recuerda también que muchos alojamientos disponen de la opción de cancelar una reserva hasta pocos días antes de la fecha de entrada. Consúltalo, especialmente si las fechas del viaje pueden cambiar o si te preocupan los cambios de la normativa COVID tanto en tu lugar de origen como en el destino.
7. ESTABLECE UNAS DIETAS RAZONABLES
Puede sonar poco intuitivo, pero dejar en manos de tus empleados el control de las dietas suele reducir gastos en tus viajes de empresa. Fija un importe máximo diario para el desayuno, la comida y la cena, y deja en manos del viajero la decisión de cuánto gastar en cada una de ellas.
Habrá excepciones, claro: tu viajero saldrá a cenar con el cliente al que queréis impresionar y la factura de la cena superará tus previsiones. ¡Pero incluso puedes aprender a adelantarte y planificar esos gastos!
Define también unas pautas sobre el transporte en el lugar del destino. ¿Cuándo debería llamar a un taxi? ¿Cuándo ir en autobús? ¿Puede (o debe) alquilar un coche? Las características específicas de cada estancia pueden variar, pero si tu política de viajes de tu empresa está bien definida, los viajeros podrán tomar estas decisiones de forma acertada sobre la marcha.
No olvides tampoco que la misma cifra puede ser elevada en una ciudad… e insuficiente en otras. ¡Recuerda valorar los destinos de los viajes de tu empresa en vez de cerrar un número al azar!
8. ¡NO TE OLVIDES DE LOS GASTOS EXTRA!
Los gastos menores se acumulan, ¡y a lo largo de un año puedes ver su impacto! Los trámites de visado, el parking en una zona azul, los gastos de teléfono por estar en el extranjero…
Son difíciles de calcular, porque en ocasiones vienen de imprevistos. Por ejemplo, aunque la mayor parte de los hoteles ya cuentan con WiFi gratuito para sus huéspedes, en algunos espacios de co-working puede que haya que pagar. Para ahorrar dinero en los viajes de negocios, ¡tienes que tener en cuenta que esto va a suceder!
En el peor de los casos, trata de tener un presupuesto genérico para “Gastos extra” que te permita asumirlos con cierta ligereza. Analizándolos serás capaz de ir ajustando ese margen y conseguirás ser más eficaz previéndolos.
9. AYÚDATE DE LA TECNOLOGÍA
Desde conseguir una dirección a gestionar un billete de avión: Internet ha revolucionado la forma de entender el mundo y de interactuar con él. Puedes gestionar tu presupuesto online, establecer estrategias de trabajo en equipo para mantener más control sobre los gastos o fijar alertas para todo aquello que necesites.
Nosotros vamos un paso más allá. En Triporate utilizamos inteligencia artificial y machine learning para optimizar los viajes de empresa. Conseguimos que sean más fáciles, que la gestión se agilice y que se reduzcan los gastos.
Uses como uses la tecnología, asegúrate de que esté trabajando para ti. ¡No siempre lo más complejo es lo más útil para ti!
10. ¿SE TE HACE CUESTA ARRIBA? DELEGA
La autogestión es solo una de las opciones que hay en el mercado para gestionar viajes de empresa. Nosotros ya hemos reflexionado sobre la ventajas e inconvenientes de cada alternativa en nuestro blog, pero la reflexión final queda en tus manos.
En Triporate ponemos la atención al cliente en el centro de nuestro servicio. Somos personas ayudando a personas. Nos ayudamos de la tecnología más puntera para hacer los viajes de negocios más fáciles. Pídenos una prueba y verás qué podemos hacer por tu proyecto. ¡Lo hacemos fácil!
